Kilometer-Entschädigung und Autopauschale. Beide Instrumente sind in Schweizer Unternehmen noch weit verbreitet. Der Arbeitgeber vergütet so seinen Mitarbeitern den Einsatz seines privaten Fahrzeugs. Hier gilt es die vom Gesetzgeber aufgestellten Leitplanken zu beachten. Setzt der Mitarbeiter sein Fahrzeug ein, so hat der Arbeitgeber ihm die üblichen Aufwendungen für Betrieb und Unterhalt nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten (Art. 327b, Abs. 1 OR). Dies geschieht in der Regel über die Zahlung einer Kilometerentschädigung. Sie wird grundsätzlich als Ersatz von Spesenauslagen angesehen und muss nur ausnahmsweise im Lohnausweis deklariert werden, wenn sie nicht mehr als CHF 0.70 pro Km beträgt.

Eine weitere Möglichkeit den Gebrauch des Privatwagens zu entschädigen, besteht in der Entrichtung einer monatlichen Pauschale. Dies setzt allerdings in erster Linie voraus, dass das Unternehmen über die Anzahl gefahrener Geschäftskilometer informiert ist. Als Grundsatz gilt: «Ohne gesicherte Grundlage keine Pauschalierung». Fehlt ein Nachweis über die tatsächlich gefahrenen Geschäftskilometer oder ist dieser nicht möglich, riskieren ihre berechtigten Mitarbeiter bei diesem System, dass die Autopauschale von den Steuerämtern ganz oder teilweise dem steuerbaren Bruttoeinkommen zugerechnet wird. Hinzu kommt, dass Unternehmen, die Autopauschalen bezahlen, statt Firmenfahrzeuge einzusetzen, auf die Möglichkeiten des teilweisen Mehrwertsteuer-Abzugs verzichten.

Das Firmenwagenkonzept
Als Alternative zur Nutzung des Privatfahrzeugs stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern zunehmend Firmenwagen zur Verfügung. Diese werden vom Unternehmen beschafft, entweder durch Kauf oder Leasing, und dem Mitarbeiter zur geschäftlichen und privaten Nutzung zur Verfügung gestellt. Bei der Umsetzung eines solchen Konzepts entsteht zwar administrativer Aufwand. Dieser kann aber auf externe Dienstleister verlagert werden, insbesondere bei der Finanzierung durch das sog. Full-Service-Leasing. Hier hat sich ein ausgereifter Markt entwickelt, der von bargeldlosem Bezug von Reparaturleistungen oder Treibstoff bis zur 24h-Hotline bei Unfall und Panne die Mobilität des Mitarbeiters sicher stellt und das Unternehmen entlastet. Von den Kosten für Firmenwagen kann das Unternehmen die Mehrwertsteuer in der Regel abziehen.

Entscheidungsgrundlagen sorgfältig ermitteln
Die Überprüfung des Mobilitätskonzepts eines Unternehmens erfordert dann eine detaillierte Vergleichsberechnung zwischen den Kosten der Nutzung des Privatfahrzeugs und denen eines Firmenwagens. Hierzu sind die Aufwendungen für eine Km-Entschädigung bzw. Autopauschale sowie weitere damit verbundene Ausgaben für einen Analysezeitraum zu ermitteln. Dieser Ist-Situation ist dann ein Firmenwagen-Konzept gegenüberzustellen. Damit beginnt ein sehr komplexer Teil der Untersuchung. Denn an dieser Stelle gilt es, eine künftige Car-Policy in groben Zügen zu modellieren, die den Bedürfnissen von Firma und Mitarbeitern entspricht.

Firmenwagenkonzept häufig vorteilhaft
Entscheidet sich eine Firma dazu, sich vom bisherigen Modell der Km-Entschädigungen respektive Pauschalen zu verabschieden und durch eine Firmenfahrzeuglösung zu ersetzen, ist dies ein komplexer Vorgang. «fleetcompetence europe» hat diverse Firmen mit ganz unterschiedlichen Ausgangslagen beim Systemwechsel hin zu Firmenfahrzeugen begleitet. Dabei stellen wir immer wieder fest, dass ein allfälliger administrativer Mehraufwand für die Implementierung einer neuen Lösung mit Firmenfahrzeugen durch die längerfristige und nachhaltige Entlastung bei gleichzeitig effizienterer Kostenkontrolle mehr als wettgemacht werden kann. Der Return-on-Invest liegt oft unter 12 Monaten. Firmen, die regelmässig hohe Beträge zur Abgeltung von Geschäfts-Kilometern an die Mitarbeiter auszahlen, tun also gut daran, zu prüfen, ob ein Systemwechsel angezeigt ist.

Das Modell «Firmenfahrzeug» ist bei einem genehmigten Spesenreglement und bei einer ganzheitlichen Betrachtung in vielen Fällen sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen vorteilhafter als Km-Entschädigungen und Autopauschalen.